NOTA DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR

CU CARACTER PERSONAL ALE ANGAJATILOR EXACT SYSTEMS SRL

Prezenta nota este elaborata in conformitate cu Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 al Parlamentului European si al Consiliului Uniunii Europene privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (cunoscut sub denumirea Regulamentul General privind Protectia Datelor) (Regulamentul) care este aplicabil din data de 25 mai 2018.

Scopul prezentei Note de Informare este acela de a informa asupra drepturilor pe care le aveti cu privire la datele Personale si de a descrie operatiunea de prelucrare a Datelor cu Caracter Personal ale Angajatului de catre Angajator care va include orice operatiune ori set de operatiuni efectuate asupra Datelor cu Caracter Personal, fie ca sunt sau nu efectuate prin mijloace automate, precum colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau alterarea, recuperarea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in alta maniera, alinierea sau combinarea, restrangerea, stergerea sau distrugerea.

ANGAJATORUL:

Exact Systems SRL

Adresa: Bulevardul Unirii, No. 27, Bloc 15, Sc. 1, Et. 7, Apt. 19, Sector 5, Bucuresti

Email de contact pentru date personale: gdpr@exactsystems.com

1. SCOPURILE PRELUCRARII

1.a. Pentru administrarea relațiilor de muncă cum ar fi, fără a ne limita demersuri in vederea incheierii contractului individual de munca cat si pentru executarea, modificarea sau prelungirea unui astfel de contract, pentru eliberarea de adeverinte de venit, documente pentru intocmirea dosarelor de pensionare, intocmirea si depunerea la autoritatile statului a tuturor declaratiilor fiscale prevazute de legislatia in vigoare, inregistrarea datelor in registru general evidenta salariati, intocmirea statului de plata si alte documente din domeniul resurselor umane si contabilitate, instruire și dezvoltare, administrare beneficii anagajați, verificarea integrității și conflictului de interese, comunicări sau raportări către autoritățile, instituțiile sau agențiile de stat sau guvernamentale abilitate, asigurarea masurilor de securitate necesare (supraveghere audio-video, monitorizare IT), soluționarea unor potențiale plângeri si/sau litigii deferite instanțelor, stabilirea si menținerea contului dumneavoastră în aplicațiile de lucru, planificare și analiza statistica a forței de muncă.

1.b. Pentru a asigura un climat de Legalitate Securitate si Siguranta pe intreaga durata a serviciilor prestate de angajatii Exact Systems in cadrul punctelor de lucru ale companiilor (Clientii) cu care Exact Systems are incheiate contracte de furnizare servicii control, sortare si retus. În acest sens, se vor prelucra date cu caracter personal în scopul respectării obligațiilor legale privind siguranța și securitatea în muncă, ori a celor privind paza obiectivelor și protecția persoanelor. Totodată prelucrarea datelor cu caracter personal va viza executarea contractelor închistate de Angajator cu clienții beneficiari.

2. CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE

- Date cu caracter personal privind sănătatea și absente asociate (informații privind starea de sănătate fizica și psihica sau afecțiunile medicale, evidenta si motivul absentelor, concediul anual, nemulțumiri si reclamații).

- Detalii personale, cum ar fi: nume; prenume; sex; data naşterii/ varsta; cetatenie; date cu privire la starea civila, situatia militara, cod numeric personal {CNP} restul informatiilor din actul dumneavoastra de identitate (inclusiv data emiterii, data expirarii actului, locul naşterii) si date ale persoanelor aflate in intretinerea dumneavoastra.

- Detalii de contact, cum ar fi: adresa de domiciliu/ reşedinta; numar de telefon mobil/fix; numar de fax; adresa de email.

- Date bancare, cum ar fi: numarul contului bancar bancar/ cod IBAN; numele şi prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar .

- Detalii profesionale, cum ar fi: functie, marca angajat, numar legitimatie, date cu privire la studii si calificari profesionale.

Alte date personale ale Angajatilor ce isi desfasoara activitatea in cadrul punctelor de lucru ce apartin companiilor client cu care Exact Systems are incheiate contracte de servicii.

• Detalii privind călătoriile si informații privind cheltuielile aferente (informații privind rezervarea călătoriei, cerințe alimentare, detalii legate de cheltuieli de deplasare, cont bancar, referințe de călătorie, detalii legate de pașaport si vize);

• Date cu caracter personal asociate performantei in activitate (rezultatul evaluării, detalii și comentarii ale evaluatorului, acțiune disciplinara).

• Date biometrice;fotografii, masuri biometrice (masura incaltaminte, masuri imbracaminte...), imagini video prelucrate de catre companiile client in locatiile ce le apartin

In funcție de situații specifice (legate de securitatea spatiilor, a dispozitivelor mobile si a informațiilor Angajatorului sau in funcție de anumite activități/evenimente), am putea colecta, prelucra si utiliza următoarele tipuri de Date cu caracter personal:

• Informații cu privire la imagine si înregistrări video, locație (înregistrările video captate de camerele de supraveghere instalate la sediile Angajatorului, adresa IP captată ca urmare a utilizării website-urilor si aplicațiilor Angajatorului, imagini foto/video efectuate cu ocazia anumitor evenimente sau in scop de promovare, informații de geolocalizare in cazul angajaților care folosesc autovehiculele Angajatorului ori dispozitive mobile pe care sunt instalate aplicații de geolocalizare: tablete sau telefoane mobile).

- Date cu caracter personal privind verificări de integritate, conflict de interese si validare istoric (funcții externe/ interese externe de afaceri, detalii privind referințele, detalii legate de cadourile primite, invitații la evenimente si alte facilitați primite, informații privind condamnări penale, respectiv cazier).

3. SURSELE DIN CARE COLECTAM DATELE DUMNEAVOASTRA

La momentul incheierii contractului individual de munca sau oricand pe parcursul derularii contractului individual de munca, dumneavoastra ne comunicati prin declaratii sau documente depuse la dosarul de personal, urmatoarele date : nume, prenume, CNP, telefon, adresa de domiciliu, adresa de email, pozitia, studii, informatii cuprinse in cazierul judiciar, stare civila, persoane aflate in intretinere, situatia financiara (inclusiv situatia creditelor, popriri, masuri de executare silita), date privind capacitatea de munca, etc.

Datele biometrice (imagini video) se colecteaza la locatia unde va desfasurati activitatea, locatie care poate aparține Angajatorului sau clientului Angajatorului.

4. TEMEIURILE PE BAZA CARORA PRELUCRAM DATELE DUMNEAVOASTRA

- Temeiurile pentru care prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal (altele decat datele sensibile).

Prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal, altele decat cele cu caracter special, pentru executarea unui contract la care dumneavoastra sunteti parte (contractul individual de munca) sau in vederea indeplinirii unei obligatii legale ce ne revine (de exemplu: este necesar sa prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal inclusiv prin transmiterea acestora catre terti, cum ar fi: prestatori de servicii de medicina muncii, de servicii de securitate si sanatate in munca, prestatorii de servicii contabilitate, prestatori de servicii de resurse umane, prestatori de servicii de protectia muncii, banci), conform legislatiei in vigoare.

Putem prelucra datele dumneavoastra pentru indeplinirea obligatiilor noastre de arhivare, a obligatiilor de a comunica unor autoritati publice (inclusiv, dar nu limitat la: Inspectoratul Teritorial de Munca, Administratia Financiara, Directia taxe locale, instante de judecata, birouri de executori judecatoresti), la cerere, anumite informatii sau a altor obligatii legale.

Date cu caracter personal mai pot fie prelucrate pentru interesul legitim al Angajatorului, cu excepția situațiilor in care prevalează interesele sau drepturile fundamentale ale dumneavoastră. Interesul legitim include, in funcție de caz, asigurarea continuității profesionale (planificarea ierarhica), protejarea Angajatorului si/sau a angajaților săi de pericole, prin activități de depistare a activităților ilegale, suspiciune de frauda sau situații care implica potențiale amenințări la adresa siguranței unei persoane.

- Temeiurile pentru care prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal din categoria celor speciale

Atunci cand prelucrarea este necesara in scopuri legate de evaluarea capacitatii de munca a dumneavoastra (pentru angajare) sau in scopul incheierii unui contract individual de munca, prelucrarea fiind necesara in scopul indeplinirii obligatiilor conform legislatiei in vigoare si exercitarii unor drepturi specifice ale operatorului in domeniul ocuparii fortei de munca si al securitatii si protectiei sociale.

In situatia in care intre dumneavoastra si noi apar diferende pe care nu le putem solutiona impreuna pe cale amiabila, este posibil sa prelucram datele dumneavoastra sensibile pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept al nostru in instanta.

In cazul prelucrarii datelor dumneavoastra prin intermediul camerelor de luat vederi, prelucrarea se face in baza legii sau interesului legitim invocat de terta parte ce detine locatia unde dumneavoastra va desfasurati activitatea. Este interesul legitim al Clientului sau obligatia sa legala sa asigure un climat de Siguranta, Securitate si Legalitate la locul de munca. Angajatorul nu prelucreaza imaginile dumneavoastră.

5. CATEGORIILE DE DESTINATARI CĂTRE CARE SE POT DIVULGA DATELE PERSONALE COLECTATE SI PRELUCRATE

In scopurile declarate, putem divulga Datele dumneavoastră cu caracter personal următoarelor categorii de destinatari:

- Autoritati publice din orice domeniu, din Romania sau din strainatate ((inclusiv, dar nu limitat la: Inspectoratul Teritorial de Munca, ANAF, DITL, instante de judecata, birouri de executori judecatoresti) – la cererea acestora sau din initiativa noastra, in acord cu legislatia aplicabila.

- Prestatori de servicii de resurse umane, prestatorii de servicii de contabilitate, avocati si alti consultanti profesionali (ex. mentenanță și suport IT, furnizori de servicii medicale, servicii privind cursuri de formare si dezvoltare profesionala, auditori, prestatori de servicii turism, furnizori de bunuri sau servicii pentru oferirea beneficiilor, servicii poștale, gestionare documente) externi ai nostri din Romania sau din strainatate – acestia vor fi obligati conform legislatiei in vigoare si prin contractul (si anexele la acest contract) incheiat cu noi, sa pastreze confidentialitatea datelor dumneavoastra.

- Beneficiari, clienți sau parteneri de afaceri ai Angajatorului, pentru care sau împreună cu care sunt prestate servicii care necesită în orice măsură implicarea dumneavoastră profesională.

- Persoane fizice sau juridice care actioneaza ca persoane imputernicite, in diverse domenii (de exemplu, servicii de plata, servicii de arhivare sau distrugere de documente etc.) de oriunde din lume, cu care avem contracte cu clauze explicite privind cerintele legislatiei care va protejeaza drepturile – acestia presteaza anumite servicii pentru noi.

- Orice persoana, agentie sau instanta relevanta din Romania sau din alt stat – in masura necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept al nostru in instanta.

Atunci cand folosim o persoana fizica sau juridica drept persoana imputernicita pentru prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal, ne vom asigura ca aceasta a incheiat un document scris cu noi prin care isi asuma, printre alte obligatii pe care legislatia protectiei datelor cu caracter personal le prevede, obligatiile de a prelucra datele cu caracter personal numai potrivit instructiunilor noastre scrise pe care i le-am furnizat in prealabil si de a implementa efectiv masuri pentru protejarea confidentialitatii si asigurarea securitatii datelor cu caracter personal. Ne vom asigura, de asemenea, ca actul scris dintre noi si persoana imputernicita prevede pentru aceasta cel putin toate celelalte obligatii pe care le prevede legislatia aplicabila cu privire la protectia datelor cu caracter personal.

6. DURATA DE STOCARE A DATELOR DUMNEAVOASTRA CU CARACTER PERSONAL

Datele cu Caracter Personal ale Angajatului vor fi prelucrate de catre Angajator pentru o perioada egala cu perioada stabilita de cerintele legale aplicabile (inclusiv dar fara limitare la dreptul muncii, legislatia fiscala/financiara), cu respectarea termenelor de prescriptie conform normelor procedurale impuse de legislatia romaneasca. Fara a aduce atingere oricaror prevederi din acest articol, Angajatorul si prestatorii de servicii cu care angajatorul isi desfasoara activitatea, vor prelucra Datele cu Caracter Personal ale Angajatului pentru o perioada de:

· 50 de ani de la sfarsitul fiecarui exercitiu financiar pentru Datele cu Caracter Personal incluse in salarizare, respectiv statele de salarii precum si in dosarul de personal;

· 5-10 ani de la data incheierii fiecaruia pentru Datele cu Caracter Personal incluse in alte documente fiscale/financiare referitoare la Contract in conformitate cu cerintele legale din reglementarile fiscale/financiare.

Potrivit dispozitiilor Anexei nr. 6 din Legea 16/1996 a Arhivelor Nationale, publicata in Monitorul Oficial nr. 71 din 9 aprilie 1996, in lista dupa care pot fi date in cercetare documentele privind interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor avem urmatoarele termene:

- documentele medicale, dupa 100 de ani de la crearea lor;

- dosarele personale, dupa 75 de ani de la crearea lor;

- documentele fiscale, dupa 50 de ani de la creare;

Pentru datele biometrice, perioada de stocare este stabilita de fiecare Client al Angajatorului si este de regula cuprinsa intre 30-60 de zile.

Pentru stocarea datelor dumneavoastra (in format electronic), folosim serverele proprii sau ale altor companii specializate in arhivarea electronica sau alte suporturi de arhivare.

7. DREPTURILE DUMNEAVOASTRA

• Drepturile dumneavoastra sunt urmatoarele:

- Dreptul de acces la date. Aveti dreptul de a obtine accesul la datele dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam sau la copii ale acestora; aveti, de asemenea, dreptul de a obtine de la noi informatii cu privire la natura, prelucrarea şi divulgarea acestor date.

- Dreptul la rectificarea datelor. Aveti dreptul de a obtine rectificarea inexactitatilor datelor dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam.

- Dreptul la ştergerea datelor („dreptul de a fi uitat”). Aveti dreptul de a obtine de la noi ştergerea datelor dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam, a tuturor datelor care nu necesita arhivare pentru un termen fix, conform legislatiei in vigoare.

- Dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor. Aveti dreptul de a restrictiona prelucrarea datelor dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam.

- Dreptul de a obiecta. Aveti dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastra de catre noi sau in numele nostru.

- Dreptul la portabilitatea datelor. Aveti dreptul de a obtine transferul catre un alt operator al datelor dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam.

-Dreptul la retragerea consimtamantului. In situatiile in care prelucram datele dumneavoastra in temeiul consimtamantului dumneavoastra, aveti dreptul de a va retrage consimtamantul; puteti face aceasta in orice moment, cel putin la fel de uşor cum ne-ati acordat initial consimtamantul; retragerea consimtamantului nu va afecta legalitatea prelucrarii datelor dumneavoastra pe care am realizat-o inainte de retragere.

- Dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere. Aveti dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere a prelucrarii datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra de catre noi sau in numele nostru.

• Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi (inclusiv dreptul de a va retrage consimtamantul, atunci cand va prelucram datele pe baza acestuia) sau pentru a adresa orice intrebare despre oricare dintre aceste drepturi sau orice prevedere din aceasta nota de informare sau despre oricare alte aspecte ale prelucrarii datelor dumneavoastra de catre noi, va rugam sa adresati o cerere scrisa, datata si semnata catre conducerea societatii.
  

• Nu aveti o obligatie de a ne furniza datele dumneavoastra cu caracter personal pe care le-am mentionat in acest document. Cu toate acestea, daca nu ne oferiti datele mentionate in aceasta nota de informare nu va fi posibil sa incheiati, sa executati sau sa modificati contractul dumneavoastra individual de munca.
• In calitate de persoana vizata conform prezentei Note de informare, nu veti face obiectul unei decizii a noastre bazate exclusiv pe prelucrarea automata a datelor dumneavoastra (inclusiv crearea de profiluri) care sa produca efecte juridice cu privire la dumneavoastra sau care sa va afecteze intr-un mod similar intr-o masura semnificativa.

• Aceasta nota contine informatii importante. Aşadar, va incurajam sa acordati timpul necesar pentru a o citi in intregime şi cu atentie şi sa va asigurati ca o intelegeti pe deplin. Nu ezitati sa ne comunicati orice nelamuriri ati avea. Dorim sa fie clar pentru dumneavoastra cum folosim datele dumneavoastra şi modul in care le protejam.
• Continutul acestei Note este pur informativ şi nu afecteaza drepturile prevazute de lege.

Prin cititrea prezentului document, ati fost informat(a) cu privire la drepturile dumneavoastra astfel cum sunt prevazute de Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 al Parlamentului European si al Consiliului Uniunii Europene privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv dreptul de informare, dreptul de acces la date, dreptul de interventie, dreptul de opozitie, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale si dreptul de a va adresa justitiei.

Solutionarea disputelor. Formularea de cereri şi de aparari inaintea autoritatilor publice şi a altor entitati care solutioneaza dispute.

Prezenta informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal se supune unor revizuiri periodice care vor fi publicate de Angajator.

Data Publicarii a variantei:

08 Iunie 2021