notificare-prelucrare-date-recrutare
Notificare privind prelucrarea datelor cu caracter personal în vederea angajării
Societatea Exact Systems SRL J40/20752/2007, București, România Tel: +40 31 805 2001 (denumita in continuare COMPANIA) colectează si prelucrează datele dumneavoastră personale (datele angajaților) prin mijloace total sau parțial automatizate (ex. aplicații MS Office, Revisal etc.), denumite in continuare “Instrumente de prelucrare”, in conformitate cu prevederile legale în materie de prelucrare a datelor cu caracter personal si libera circulație a acestor date. COMPANIA va acorda o atenție specială masurilor de protejare a vieții dumneavoastră private in contextul utilizării acestor Instrumente de prelucrare.
Prin prezenta “Notificare privind prelucrarea datelor cu caracter personal în vederea angajării” va aducem la cunoștința tipurile de Date cu caracter personal care vor fi colectate, prelucrate si utilizate, scopul prelucrării, persoanele cărora le pot fi transmise sau divulgate Datele cu caracter personal și care sunt drepturile de care beneficiați in calitate de persoana vizată.
1. Cine este responsabil de prelucrarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal?
COMPANIA este responsabila pentru prelucrarea Datelor cu caracter personal ale angajaților și ale persoanelor aflate în procesul de recrutare și angajare. In cazul menționat mai sus, COMPANIA este considerată operator de date conform definiției in vigoare, prevăzută de legile și regulamentele referitoare la protecția datelor. Astfel, COMPANIA decide asupra scopurilor si mijloacelor de prelucrare a Datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Datele dumneavoastră cu caracter personal vor putea fi stocate de alți prestatori ai COMPANIEI, care acționează in calitate de Împuterniciți ai acesteia, in numele si conform instrucțiunilor acesteia.
2. Care sunt categoriile de date cu caracter personal care vor fi colectate, prelucrate și utilizate?
În procesul de recrutare, vom colecta, prelucra si utiliza următoarele tipuri de Date cu caracter personal necesare încheierii Contractului de Munca:
Date personale de identificare (nume, prenume, adresa, data nașterii, sexul, număr de telefon, adresa email, CNP, naționalitatea, semnătura, fotografii sau voce).
Date cu caracter personal privind familia și circumstanțele sociale (starea civila, detalii legate de familie/soț/partener/persoane aflate in întreținere).
Date cu caracter personal privind educația si experiența profesională (istoric educație si training, calificări, certificări, ocupație, funcție, istoric profesional, limbi străine cunoscute).
Date personale asociate angajaților (ID angajat, sediu birou, departament, funcția, ocupata, descrierea rolului, detalii legate de cererea de angajare)
Date cu caracter personal asociate performantei in activitate (rezultatul evaluărilor la alți angajatori, recomandări, detalii și comentarii ale evaluatorului, etc.).
In funcție de situații specifice (legate de securitatea spatiilor, a dispozitivelor mobile si a informațiilor COMPANIEI sau in funcție de anumite activități/evenimente), am putea colecta, prelucra si utiliza următoarele tipuri de Date cu caracter personal:
Informații cu privire la imagine si înregistrări video, locație (înregistrările video captate de camerele de supraveghere instalate la sediile COMPANIEI, adresa IP captată ca urmare a utilizării website-urilor si aplicațiilor COMPANIEI, imagini foto/video efectuate cu ocazia anumitor evenimente sau in scop de promovare).
Date cu caracter personal privind verificări de integritate, conflict de interese si validare istoric (funcții externe/ interese externe de afaceri, detalii privind referințele, detalii legate de cadourile primite, invitații la evenimente si alte facilitați primite, informații privind condamnări penale, respectiv cazier).
3. Care sunt scopurile pentru care colectam, prelucram si utilizam Datele cu caracter personal?
COMPANIA colectează și prelucrează datele dumneavoastră personale in următoarele scopuri:
a) Recrutarea și administrarea relațiilor de munca (recrutarea și administrarea dosarelor de personal);
b) Asigurarea masurilor de securitate necesare (supraveghere audio-video, monitorizare IT);
c) Soluționarea unor potențiale plângeri si/sau litigii deferite instanțelor;
d) Planificare și analiza statistica forță de muncă;
e) Îndeplinirea obligațiilor COMPANIEI sau ale Dumneavoastră in domeniul ocupării forței de munca si al securității si protecției sociale.
4. Care este baza legala pentru care colectam, prelucram si utilizam Datele cu caracter personal?
Pentru colectarea, prelucrarea si utilizarea Datelor cu caracter personal in scopurile menționate mai sus, avem următoarea bază legală:
• Prelucrarea este necesară pentru a putea face demersuri în vederea încheierii unui contract de muncă;
• In cazul in care prelucrarea este necesară pentru interesul legitim al COMPANIEI, cu excepția situațiilor in care prevalează interesele sau drepturile fundamentale ale dumneavoastră. Interesul legitim include, in funcție de caz, următoarele:
Asigurarea continuității profesionale (planificarea ierarhica);
Protejarea Companiei si/sau a angajatelor săi de pericole, prin activități de depistare a activităților ilegale, suspiciune de frauda sau situații care implica potențiale amenințări la adresa siguranței unei persoane;
5. Care sunt categoriile de destinatari către care se pot divulga datele personale colectate si prelucrate?
In scopurile declarate, putem divulga Datele dumneavoastră cu caracter personal următoarelor categorii de destinatari:
• Autoritățile statului (Autorități de certificare, autorități contractante, autorități fiscale si cele din domeniul ocupării forței de munca, MAI etc.);
• Furnizori de servicii implicați in mod direct/indirect in procesul de recrutare si/sau administrare HR (platforme electronice de recrutare sau social media, dezvoltatori de servicii, mentenanță și suport IT, furnizori de servicii medicale, auditori, prestatori de servicii turism, furnizori de bunuri sau servicii pentru oferirea beneficiilor, furnizori de servicii de recrutare, servicii poștale, gestionare documente, etc.);
• Instanțe judecătorești sau arbitrale, notari publici, avocați, executori judecătorești, birouri de traduceri, alte servicii autorizate;
• Furnizori terți de servicii si consultanță (servicii HR, servicii privind cursuri de formare si dezvoltare profesionala, servicii de achiziție, etc.);
6. In ce condiții are loc transferul datelor personale intr-o tara din afara Zonei Economice Europene?
Datele dumneavoastră cu caracter personal ar putea fi prelucrate de entități aflate in exteriorul Zonei Economice Europene în principal prin utilizarea serviciilor informatice de tip Cloud.
7. Pentru ce perioada păstrăm datele dumneavoastră sau care sunt criteriile utilizate pentru stabilirea perioadelor de stocare?
Ne asumam angajamentul sa păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal numai pe perioada necesara îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate si prelucrate sau a îndeplinirii unei obligații legale. Datele cu caracter personal prelucrate în vederea încheierii unui contract de muncă vor fi păstrate încă un an începând de la finalul anului calendaristic în care au fost colectate, în cazul în care până la acel moment nu a fost încheiat între părți un contract de muncă. În cazul în care până la împlinirea termenului Dvs. ați intrat în relații de muncă cu COMPANIA, termenele de păstrare vor fi prelungite conform cerințelor legale în materia dreptului muncii.
8. Care sunt drepturile de care beneficiați in ceea ce privește datele dumneavoastră personale?
Dreptul de acces la datele cu caracter personal
Dreptul de acces va permite sa obțineți din partea noastră o confirmare a faptului că, COMPANIA prelucrează sau nu date personale care va privesc si ce astfel de date sunt prelucrate. In cazul in care datele cu caracter personal care va privesc, nu sunt colectate de la dumneavoastră, orice informații disponibile privind sursa acestora, in cazurile in care nu avem o interdicție legală privind divulgarea sursei.
Dreptul la rectificare
Acesta presupune dreptul de a solicita rectificarea sau actualizarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete care va privesc sau completarea acestora, atunci când acestea sunt incomplete.
Dreptul la ștergerea datelor sau „dreptul de a fi uitat”
Acesta presupune dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal care va privesc, in anumite circumstanțe, precum (i) atunci când datele personale nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, (iii) atunci când prelucrarea datelor a avut loc pe baza consimțământului dumneavoastră, iar acest consimțământ a fost retras.
Dreptul de a va retrage consimțământul
Consimțământul poate fi retras in orice moment, atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal care va privesc a fost efectuata pe baza consimțământului dumneavoastră.
Dreptul la restricționarea prelucrării
Acesta presupune dreptul de a solicita si de a obține restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal care va privesc, in anumite circumstanțe, precum (i) atunci când dumneavoastră contestați exactitatea datelor, pe perioada ce ne-ar permite verificarea exactității acelor date, (ii) datele dumneavoastră au fost prelucrate ilegal, iar dumneavoastră va opuneți ștergerii acestora, solicitând restricționarea utilizării lor.
Dreptul la portabilitatea datelor
Acesta presupune ca aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal care va privesc si pe care ni le-ați furnizat, cu dreptul de a le transmite unui alt operator, in cazul in care (i) prelucrarea datelor s-a efectuat fie in baza consimțământului dumneavoastră sau a contractului încheiat cu noi, iar prelucrarea datelor cu caracter personal s-a efectuat prin mijloace automate. Acest drept poate fi exercitat, numai in măsura in care prelucrarea datelor furnizate a fost efectuata exclusiv prin mijloace automate si doar acolo unde extragerea acestor date este fezabila din punct de vedere al capacitaților tehnice folosite de Operator.
Dreptul la opoziție
Acesta presupune ca, in orice moment, aveți dreptul de a va opune, din motive legate de situația particulara in care va aflați, prelucrării datelor cu caracter personal in anumite circumstanțe, precum (i) atunci când prelucrarea a fost efectuata in interesul nostru legitim sau (ii) când prelucrarea are drept scop marketingul direct, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziții.
Dreptul de nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata a datelor dumneavoastră, inclusiv crearea de profiluri care produc efecte juridice sau care va afectează semnificativ.
Acesta presupune ca aveți dreptul de a solicita intervenție umana din partea Operatorului, de a va exprima punctul de vedere si de a contesta decizia.
Dreptul de a depune o plângere la COMPANIE si/sau la autoritatea competenta privind protecția datelor
Dreptul de a va adresa instanțelor judecătorești pentru exercitarea drepturilor
9. Cum ne puteți contacta pentru a solicita mai multe informații si/sau pentru a va exercita drepturile menționate mai sus?
Pentru exercitarea drepturilor menționate, precum si pentru orice întrebări suplimentare cu privire la aceasta informare sau in legătura cu utilizarea de către COMPANIA a datelor personale ce va privesc, va rugam sa ne contactați alegând oricare din modalitățile de comunicare descrise mai jos, precizând, totodată, numele dumneavoastră, adresa poștală sau de email (in funcție de modalitatea prin care doriți sâ comunicam), numărul dumneavoastră de telefon precum si scopul cererii dumneavoastră.
• prin email - la adresa: gdpr@exactsystems.com
10. Cat de des actualizam prezenta informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal?
Prezenta informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal se supune unor revizuiri periodice care vă vor fi publicate pe website-ul COMPANIEI.
nu necesita arhivare pentru un termen fix, conform legislatiei in vigoare.
- Dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor. Aveti dreptul de a restrictiona prelucrarea datelor dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam.
- Dreptul de a obiecta. Aveti dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastra de catre noi sau in numele nostru.
- Dreptul la portabilitatea datelor. Aveti dreptul de a obtine transferul catre un alt operator al datelor dumneavoastra pe care le prelucram sau le controlam.
-Dreptul la retragerea consimtamantului. In situatiile in care prelucram datele dumneavoastra in temeiul consimtamantului dumneavoastra, aveti dreptul de a va retrage consimtamantul; puteti face aceasta in orice moment, cel putin la fel de uşor cum ne-ati acordat initial consimtamantul; retragerea consimtamantului nu va afecta legalitatea prelucrarii datelor dumneavoastra pe care am realizat-o inainte de retragere.
- Dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere. Aveti dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere a prelucrarii datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra de catre noi sau in numele nostru.
Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi (inclusiv dreptul de a va retrage consimtamantul, atunci cand va prelucram datele pe baza acestuia) sau pentru a adresa orice intrebare despre oricare dintre aceste drepturi sau orice prevedere din aceasta nota de informare sau despre oricare alte aspecte ale prelucrarii datelor dumneavoastra de catre noi, va rugam sa adresati o cerere scrisa, datata si semnata catre conducerea societatii.
- Nu aveti o obligatie de a ne furniza datele dumneavoastra cu caracter personal pe care le-am mentionat in acest document. Cu toate acestea, daca nu ne oferiti datele mentionate in aceasta nota de informare nu va fi posibil sa incheiati, sa executati sau sa modificati contractul dumneavoastra individual de munca.
- In calitate de persoana vizata conform prezentei Note de informare, nu veti face obiectul unei decizii a noastre bazate exclusiv pe prelucrarea automata a datelor dumneavoastra (inclusiv crearea de profiluri) care sa produca efecte juridice cu privire la dumneavoastra sau care sa va afecteze intr-un mod similar intr-o masura semnificativa.
- Aceasta nota contine informatii importante. Aşadar, va incurajam sa acordati timpul necesar pentru a o citi in intregime şi cu atentie şi sa va asigurati ca o intelegeti pe deplin. Nu ezitati sa ne comunicati orice nelamuriri ati avea. Dorim sa fie clar pentru dumneavoastra cum folosim datele dumneavoastra şi modul in care le protejam.
- Continutul acestei Note este pur informativ şi nu afecteaza drepturile prevazute de lege.
Prin cititrea prezentului document, ati fost informat(a) cu privire la drepturile dumneavoastra astfel cum sunt prevazute de Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 al Parlamentului European si al Consiliului Uniunii Europene privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv dreptul de informare, dreptul de acces la date, dreptul de interventie, dreptul de opozitie, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale si dreptul de a va adresa justitiei.
Solutionarea disputelor. Formularea de cereri şi de aparari inaintea autoritatilor publice şi a altor entitati care solutioneaza dispute.
Prezenta informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal se supune unor revizuiri periodice care vor fi publicate de Angajator.
Data Publicarii a variantei:
08 Iunie 2021